Projekte können auch scheitern
Häufig geht bei der Projektarbeit vergessen, Projekte können auch scheitern! Per Definition ist ein Projekt mit Risiken behaftet: Projekte haben neuartige, komplexe, interdisziplinäre Themen zum Inhalt und beschäftigen sich mit
- neuen Technologien,
- komplexen Entwicklungszusammenhängen,
- weitreichendem Umbau von Geschäftsprozessen,
die zahlreiche, nicht immer beherrschbare Risiken beinhalten. Ein Scheitern ist insofern ein durchaus mögliches Projektergebnis. Da ändert es auch nichts daran, wenn bei manchen Unternehmen ein Projektmisserfolg per Definition praktisch ausgeschlossen ist: Projekte werden häufig als Erfolg kommuniziert, selbst wenn sie längst gescheitert sind. Und dies trotz immensen Kostensenken und einer verlorenen internen Glaubwürdigkeit.
Das heisst andererseits nicht, dass jede Schwierigkeit im Projekt automatisch zu einem Misserfolg führen muss. Übersicht, Erfahrung, eine grosse Portion Belastbarkeit und Durchhaltevermögen, Kreativität bei der Bewältigung von schwierigen Projektsituationen, Durchsetzungsvermögen und vor allem auch ein konstruktiver Umgang mit Kritik zeichnen einen erfolgreichen Projektleiter aus und bilden wichtige Voraussetzungen für den Projekterfolg.
Das Projektassessment kann ein Scheitern verhindern
Ein hilfreiches Instrument zur Bewältigung von einem sich abzeichnenden Projektmisserfolg ist die Durchführung eines Projektreviews: Alarmierende Signale für ein Projekt in Schwierigkeiten sind ein signifikanter Kosten Overrun, fehlende Projektfortschritte bei gleichzeitig laufend kommunizierten Terminverschiebungen, Konflikte im Team oder mangelhafte Lieferqualität bei Teilergebnissen. Die umgangs-sprachliche Bezeichnung ‘Review’ wird auch synonym mit Projektrevision, Assessment oder auch mit dem Projektaudit gleichgesetzt.
Wo ein Projektassessment zusätzlichen Nutzen bringt
Neben der Überprüfung eines Projektes bei Krisenanzeichen, können Reviews auch bei anderen Anlässen sinnvoll und hilfreich sein:
- Zeitpunkt einer Übergabe (z.B. Wechsel zu einem neuen PL, Übergabe von Projektergebnissen)
- Neuausrichtung eines Projektes (z.B. nach Reorg, Strategiewechsel)
- Bei längeren Projekten als ordentlicher Zwischen-Meilenstein
- Start/Abschluss einer wichtigen Projektphase
Der geordnete Ablauf eines Reviews ist entscheidend
Obwohl vom Auftraggeber, Sponsor oder Steering Committee angeordnet, handelt es sich hier nicht um eine Nacht und Nebelaktion. Wie andere Projektereignisse auch, muss das Ereignis mit dem Projektleiter vorab abgestimmt und sorgfältig kommuniziert werden: Anlass, Beteiligte, welcher Fahrplan ist vorgesehen und ggf. warum. Im Hinblick auf eine Fortführung des Projektes darf auf keinen Fall der Eindruck einer Inquisition entstehen.
Der Review selbst wird durch den Reviewer/ das Reviewteam organisiert: Festlegung und Anforderung notwendiger Unterlagen, Ansprechpartner und Ablauf werden entsprechend der Projektsituation bestimmt und kommuniziert.
Oftmals kommt dabei ein grundlegendes Verständnisproblem zum Vorschein: Der Review beseitigt die Projektprobleme nicht! Er zeigt jedoch auf, wo die Probleme liegen und schlägt /definiert Massnahmen zu Beseitigung (vor).
Nicht selten kann der bisherige Projektleiter in der Verantwortung für das Projekt bleiben, ggf. ist ein phasenweises Coaching angebracht. Bei schwierigen Projektkonstellationen kann es aber zu einem Wechsel in der Projektleitung kommen und fallweise auch zu einer externen Interim Projektleitung führen. Interim Projektleitungen bieten sich aber auch bei speziellen Projektkonstellationen an, wenn z.B. ein Projekt unter Zeitdruck aufgesetzt werden muss oder bestehende PL Ressourcen erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
PAS project GmbH bringt Sicherheit und Struktur in das Projekt. Mit der langjährigen Praxis und Erfahrung als Projekt und Programm Manager schafft PAS mittels Review die Voraussetzung, ein Projekt in Schieflage wieder auf Erfolgskurs zu bringen, ggfs. unterstützt ein begleitendes Coaching.